Uno de los grandes retos de toda Organización es determinar lo que le cuestan sus productos, para de esta manera poder asignar un precio justo, competitivo y rentable, que beneficie a todos, incluyendo empresa, accionistas y clientes. El sistema de Costos ABC, lo hace posible siempre y cuando esté acompañado del software contable, que facilite su labor, ya que se requiere tanto un resumen de los costos por cuenta como de los centros de costos.

El precio de los productos y servicios tienen su origen en los costos de su fabricación, los gastos directos e indirectos, e inclusive en los gastos ociosos o provocados por las actividades que no se hacen y por lo tanto se desperdician. Es el caso de una máquina que cuenta con la capacidad de producir 100 unidades pero solo se utiliza en menos del 50%, o el del talento humano improductivo debido a la realización de operaciones que le consumen mucho tiempo y no le añade valor al producto.

Los Costos ABC inculcan una cultura en la Empresa en donde lo importante es verificar las Actividades que se involucran para producir en óptimas condiciones y de acuerdo con los requerimientos y exigencias de los clientes. Los pasos a seguir en los Costos ABC es identificar cada costo indirecto en su respectivo centro de costos, clasificar la empresa por actividades, distribuir los costos indirectos por cada actividad, y producir los indicadores de gestión. Los Costos ABC se identifican con la gestión de empresas, con el saber hacer y el cómo hacerlo, la clasificación de las funciones por áreas y por procesos, la recopilación de información precisa de cada actividad, área y proceso, como prerrequisito para la identificación correcta de los costos, poder asignarlos a la unidad que le correspondan, y por supuesto la posterior determinación de los precios. Gracias al software contable, estas actividades de procesamiento de información, y de posterior obtención de costos y precios, es factible y a bajo costo.

El reto de clasificar los costos por actividades se puede subsanar si se tienen en cuenta los criterios, de actuación de la actividad en el producto, la frecuencia con que se presenta la actividad, y la capacidad de la actividad para agregar valor. Los entornos complejos requieren soluciones simples, el costeo preciso de varios productos y servicios se sirve del sistema de Costos ABC, y la administración, procesamiento y obtención de resultados de contabilidad, hay que dejarlo al software contable, su asesor experto y fácil de utilizar.

Toda Factura de Venta tiene un valor nominal que corresponde al importe vendido y el correspondiente dinero que adeuda la empresa que adquirió el bien o servicio. Sin embargo, las reglamentaciones contempladas en el Código de Comercio le atribuyen también a la Factura de Venta, la característica de Título Valor, es decir que se puede negociar por endoso a cualquier Inversionista interesado en obtener una rentabilidad, gracias a que se hace beneficiario de la Factura en forma anticipada a su vencimiento, a cambio de haber pagado un precio menor.

Esta característica de la Factura de venta deberá ser reconocida por el pagador de la empresa y áreas contables, quienes deberán verificar la autenticidad del original de la factura presentada, la no existencia de pagos parciales previos, y que no se trate de operaciones fraudulentas ni de lavado de dinero. Un adecuado software contable y una auditoria periódica evitarán que se comentan errores irreparables en la emisión y posterior pago de las Facturas contables. Las Facturas contables tienen un valor especial en la contabilidad, lo que amerita que los procesos y sistemas utilizados sean los mejores y más avanzados posibles. Las normas contables y comerciales exigen que toda Factura de Venta que desee adquirir la característica de Título Valor, debe llevar claramente la fecha de vencimiento, la fecha e identificación precisa de quien hace recibo de la Factura, el emisor vendedor del producto o servicio, los pagos parciales que se realizaron los cuales deben constar en el original de la factura y en dos copias, y la identificación del comprador.

Un aspecto fundamental de la emisión automatizada de las facturas, es que en su impresión provista por el software contable, se debe poder diferenciar el original de las copias, ya que está prohibida la producción de más de un original por Factura de Venta. Lo que normalmente se realiza es la aclaración o impresión en las copias de su característica, para poder diferenciarlas del original. Otro aspecto fundamental es que las Facturas de Venta, sin importar si son de contado o no, deben registrarse en forma individual para los posteriores informes requeridos por la DIAN y entidades competentes. Tu software contable debe prever este registro individual, consolidado, y posteriores reportes informativos, comerciales, financieros y tributarios. Una sola captura de la información debe permitir los múltiples beneficios y reportes contables, para su uso a todo nivel, inclusive de la gerencia general.